「理由書」の意味とは?書き方や注意点などを解説


「理由書」の意味とは?

「理由書」というのは、トラブルが発生した時などの理由をまとめたものです。

ビジネスシーンでトラブルが何か発生した時に、「理由書」の提出を要求されることも多くあり、トラブルの要因を「理由書」に書きます。

「理由書」は、トラブルの再発防止が目的です。

また、「理由書」は反省材料として使われる時もあります。

「理由書」は、役所などでも使われています。

役所では、いろいろな届け出をする時などに「理由書」が必要になることがあります。

また、車検証を無くした時などに「理由書」が必要になります。

さらに、就労ビザを外国人が申請する時に、「雇用理由書」を入国管理局に提出します。

提出するのは任意になりますが、雇用理由を採用する会社がまとめた書類で、就労ビザの審査において大切なものです。

「理由書」の書き方とは?

「理由書」は、止むを得ない理由・要因で発生したことについて、その理由・要因を書いて報告する時や、あるものを選ぶようになった理由を説明する時に使うものです。

目的が「顛末書」や「始末書」とは違うため、お詫びや反省の言葉は必要ありません。

ここでは、「理由書」の書き方についてご紹介します。

「理由書」には、提出する経緯と理由が必要になります。

「理由書」に必要な項目としては、次のようなものがあります。

  • 日付
  • 宛先
  • 題名
  • 提出する経緯、理由
  • 署名、捺印

なお、 具体的な「理由書」の書き方については、ネットなどで紹介されているため参考にしてください。

「理由書」を書く時に注意することとは?

ここでは、「理由書」を書く時に注意することについてご紹介します。

反省の言葉や謝罪文は少なめにする

「理由書」はトラブルが発生した理由や要因を報告するものであるため、反省の言葉や謝罪文は書く必要がないという考え方があります。

しかし、「理由書」を書く時には、反省や謝罪の気持ちが出てくるため、「理由書」には反省の言葉や謝罪文は少なめにまとめます。

トラブルが同じように起きた時に書く書類として「始末書」がありますが、「始末書」は起きたトラブルの詳しいことにプラスして反省や謝罪を書くためのものです。

そのため、「理由書」と「始末書」の両方を提出する時は、反省の言葉や謝罪文は「理由書」では割愛し、このことに重点を置いて「始末書」で書くようにします。

早めに提出する

「理由書」は要求されてから早めに提出する必要があります。

「理由書」を要求される時は、状況を相手が少しでも早く掴みたいので、相手を待たせ過ぎないように注意しましょう。

トラブルの対策を書いてもいい

「理由書」はトラブルと理由の報告が大切ですが、同じようなトラブルを防ぐと言う目的があります。

トラブルが発生した理由がはっきりすると、トラブルを防ぐことができ、「理由書」にこのことを書き添えることもできます。

「顛末書」と「理由書」の違いとは?

トラブルが発生した時に提出する一つの書類として「顛末書」がありますが、「顛末書」では時系列にトラブルが発生したことを書いたものです。

一方、「理由書」はトラブルがどうして発生したか、トラブルが発生した理由をまとめたものであり、「顛末書」のように発生した事実を書くだけでなく、トラブルの要因を追求して、的確に要因を書くことが必要です。

「遅延理由書」が必要なシーンとは?

ここでは、「遅延理由書」が必要なシーンについてご紹介します。

提出や手続きが遅れた時に必要である

ビジネスでのやり取りや公的な事務手続きでは、期限がほとんど決められています。

しかし、期限に遅れることもいろいろな理由であるでしょう。

間柄がプライベートなものであれば、口頭で謝って、遅れた理由をいうと済むでしょう。

しかし、ビジネスシーンなどでは、書類で遅れた理由を残したり示したりする必要があります。

「遅延理由書」というのは、期限が決められている書類の提出や手続きが遅れた時に、遅れた理由を書いて提出するものです。

ミスをビジネスシーンで犯した時に提出する「反省文」や「始末書」のように、遅れた理由と謝罪文を書くことが必要です。

「遅延理由書」が要求された時に必要である

「遅延理由書」は、いろいろなシーンで要求されることがある書類です。

「遅延理由書」が要求される主なケースとしては、次のようなものがあります。

社会保険

会社に入ると、社員は社会保険に入る資格があり、健康保険証が交付されて基本的に3割の医療費の負担になります。

しかし、社会保険の手続きを会社が遅れると、医療費は全て自分で負担するようになります。

社会保険の資格は、手続きを入社した後の5日以内の行うことが決められていますが、実際には医療費の自己負担額がアップすることを考えて、ちょっと遅れても許されています。

しかし、60日以上何らかの理由によって手続きが遅れる時は、勤めていたことを証明するために出勤簿や賃金台帳などを提出することが要求され、一緒に「遅延理由書」も提出する必要があります。

社員が退職する時も同じです。

基本的に、手続きを退職した後の5日以内に行うことが要求されており、「遅延理由書」が60日以上過ぎた時は必要になります。

雇用保険

会社が新たに社員を雇う時は、雇用保険に入ることが義務化されています。

基本的に、手続きする期限は雇い始めた日の次の月の10日です。

雇用保険も、社会保険と同じように、雇い始めたい日から60日が過ぎた時は、出勤簿や賃金台帳などと一緒に、「遅延理由書」が要求されます。

雇用保険は、最大2年まで遡って入ることができます。

なお、雇用保険の資格の条件としては、「週20時間以上の所定労働時間であること」とされており、雇用保険の資格喪失対象に退職者のみがなるとは限りません。

資格喪失の手続きは、 労働時間が短くなった社員についても要求されますが、この手続きを忘れることも多くあります。

資格喪失の手続きを過去に遡って行う時は、「遅延理由書」が必要になることがあります。

社内

ビジネスシーンでも、「遅延理由書」を会社から要求されることがあります。

基本的に、止むを得ない事情よって手続きや書類の提出が遅れ、迷惑を会社にかけた時に使われます。

例えば、出勤している時に交通事故に遭って、欠勤の連絡が病院に入ってできなかったような時などが考えられるでしょう。

会社が部署単位で責任を負うような時や、トラブルが他部署との間で発生したような時でも、「遅延理由書」が要求されることがあります。

しかし、基本的に「遅延理由書」は、遅延が何らか発生した時に使われるものであることを把握しておきましょう。

 

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