「注文書」の意味とは?必要なシーンや作り方などを解説


「注文書」の意味とは?

「注文書」というのは、物品の販売などを他の人に申し込むこと、あるいは一定の事務処理・仕事を頼むことを書いた文書です。

申し込みに対して承諾された時に、契約は成り立ちます。

契約は口頭によるものでも有効ですが、契約が間違いないという証拠を文書にして残しておく方が安全です。

証拠を残す方法として最も間違いない方法としては、契約書を当事者間で取り交わして押印するものです。

しかし、安い物品を売買する時に、いちいち契約書を取り交わすのは大変であり、取引がスムーズにできなくなります。

そのため、発注する人と受注する人の両方で「注文書」を取り交わす方法が、実際にはよく採用されています。

「注文書」が必要なシーンとは?

相手と初めて取引する時に、リスクや高額なお金のやり取りがある程度発生する取引の時は、秘密保持契約を取り交わして、取引条件を具体的に検討するために「見積書」や「企画書」を提出することが多くあるでしょう。

このようにして商談がまとまると、取引の全てにおいて共通して適用になる条件を決める基本契約書を結びます。

一方、取引ごとに違う数量や品目などについては、「注文書」に書いて個別に契約するようにします。

こうすることによって「契約書」を作る必要がなく、取引する時の手間を少なくすることができます。

「注文書」は必ず必要か?

「注文書」がない取引は、リスクがあるといわれています。

では、どうして「注文書」がない取引はリスクがあるのでしょうか?

というのは、「見積書」には取引するために必要な日程や注文日、受注先、納品先などは書かれていません。

そのため、取引している時によくトラブルが発生します。

相手に迷惑をかけないで取引を安全に進めたいのであれば、必ず「注文書」は必要になります。

「注文書」は印紙が必要な時もある

「注文書」は印紙が必要ではありませんが、印紙が必要な時もあります。

印紙が必要になるのは、「注文請書」として「注文書」が取り扱われるケースです。

基本的に、「契約書」に最終的になるのは「注文請書」であるため、印紙が「注文請書」には必要になります。

しかし、「注文請書」を取り交わしていなく、取引が「注文書」のみで成り立った時は、印紙を「注文書」に貼って契約を成り立たせます。

「注文書」の作り方とは?

ここでは、「注文書」の作り方についてご紹介します。

「注文書」は決まったフォーマットはありませんが、トラブルが先々発生するのを防止するためにも、最低限次のようなことを書いておきましょう。

タイトル

タイトルは、「発注書」と書きます。

タイトルは大きめに書いて、「注文書」をもらった相手がどのような書類が届いたかがすぐにわかるようにします。

送り先

送り先は、発注する人の名前を書きます。

個人の取引先の時は「様」、会社の取引先の時は「御中」を書きます。

発注日・発注No

発注日・発注Noは、契約が同じ書類の時は、「請求書」や「見積書」などの別の書類と番号を同じにすることによって管理が容易になります。

作った人の名前

発注元の会社名、担当者名、住所、電話番号などを書きます。

印鑑を記名の欄に押す必要はありませんが、先々「注文書」をチェックする時に担当者の認印を押しておけば、担当者をすぐに掴むことができます。

発注した内容

発注した内容については、可能な限り詳細に品名、数量、カラー、サイズなどを書きます。

サービスや商品が後日納品されて納品物を検収する時に、チェックすることもあるため正しく書きます。

発注した金額

金額が税込の時は、よくわかるように太字にしたり、大きな文字にしたりするなどがいいでしょう。

支払い条件・納期・有効期限

「注文書」の有効期限は書かなくても問題ありませんが、納期は書いておく方がいいでしょう。

その他

小計

税抜の合計の金額を書きます。

消費税

小計についての消費税額を書きます。

取引する内容によっては、書く必要がないケースもあるため注意しましょう。

合計の金額

小計と消費税額をトータルしたものです。

金額が発注額と合っているかチェックします。

備考

特筆する事項がある時は、備考欄に書きます。

「注文書」の保管期間とは?

「注文書」は、「請求書」と同じように非常に大切なものです。

商品を注文するという意思を表示したものであるため、「注文書」の保管期間については国税庁によって決められており、長いものになります。

「注文書」の保管期間は、確定申告の提出期限から7年間になります。

なお、保管するデータは、電子データでも書類でも問題ありません。

また、株式会社の「注文書」の保管期間は、会社法において10年間になっています。

そのため、「注文書」の保管期間としては、最低でも7年間、理想的には10年間になるでしょう。

「発注書」と「注文書」の違いとは?

ここでは、「発注書」と「注文書」の違いについてご紹介します。

法的な違いは「発注書」と「注文書」にない

よく会社で使用される帳票としては「発注書」と「注文書」がありますが、両者には法的にはっきりと決まった違いはありません。

会社間の取引では、いずれも商品を買う側が作って提出します。

「受注書」は商品の発注を受けた会社が作るもので、「発注書」とセットになります。

「発注書」と「注文書」は法的な違いがないということでも、会社によっては、目的によって「発注書」と「注文書」を使い分けている時も多くあります。

ここでは、「発注書」と「注文書」を使い分けるポイントについてご紹介しましょう。

加工が必要か

加工が発注する商品に必要かによって使い分けることが、一つのポイントとして挙げられます。

形がある原材料などをそのまま買う時は「注文書」を使用して、加工が必要な時は「発注書」を使用します。

例えば、そのまま木材を買う時は「注文書」を使用して、椅子や机などの加工した商品を買う時は「発注書」を使用します。

買う商品の価格

一定の金額よりも高い資材・商品を買う時は「発注書」を使用し、一定の金額よりも安いものを買う時は「注文書」を使用します。

当然ですが、高い商品を買う時に「注文書」を使用して、割合安い商品を買う時に「発注書」を使用する会社もあります。

「発注書」や「注文書」の違いを見るのみでも受発注業務は大変ですが、効率がいい方法についてはネットなどで紹介されているためチェックしてください。

「注文書」 の英語表現とは?

「purchase order」が、「注文書」の英語表現になります。

英語表現の「注文書」は、注文内容や注文先などを書きますが、外国に注文するため支払い方法や貿易条件、発送条件についても明確に書きます。

 

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