契約書・覚書・念書の違いとは?契約書の書き方などを解説


契約書・覚書・念書の違いとは?

約束したことを書いた文書としては、一般的に契約書をイメージするのではないでしょうか。

しかし、契約書だけでなく、覚書と念書もあります。

ここでは、契約書・覚書・念書の違いについてご紹介します。

契約書とは?

契約というのは、当事者の申し込みと相手の了解によって成り立つ法律行為です。

法律行為というのは、人が法律の要件をクリヤーすることによって生じる義務や権利の一定の法律効果を発生させる意思によって行う行為です。

そのため、契約書というのは、複数の意思表示が一致していることを証明するために作る文書になります。

契約書は、それぞれの当事者が同じのものを持ちます。

覚書とは?

覚書というのは、契約書を作る前において、それぞれの当事者が了解したことを書類にしたもの、現在ある契約書を変更・補足した文書です。

しかし、契約の基本を決めた内容に書類の実態がなっているときは、「覚書」のタイトルでも契約書になります。

一般的に「契約書」のイメージとしては、どちらかといえば硬いものがあります。

波風が可能な限り立たないように書類を相手と交わしやすくするためには、やわらかい「覚書」などのタイトルにした契約書を作るときもあります。

なお、覚書が契約書に実態としてなっているときは、印紙を貼ることも必要です。

念書とは?

念書というのは、別の当事者に当事者の片方が差し入れるものです。

そのため、念書を提出した当事者の署名捺印だけが書類にはあります。

念書の内容は、念書を書く人が一定の事実を認めたり、義務を一方的に負担したりするようなものになってきます。

そのため、念書は、証拠としてトラブルが発生したときに使われるためにあります。

念書としては、貸主に対して金銭の借主が差し入れる借用書、確約書・誓約書などもあります。

また、タイトルが「合意書」などとなっていても、片方の当事者が別の当事者にだけ差し入れるスタイルを採用しているときは、念書になるでしょう。

契約書・覚書・念書の違いとは?

つまり、契約書・覚書・念書は次のような違いがあります。

契約書は、複数の意思表示が一致していることを証明するために作る文書になります。

念書は、書く人が一定の事実を認めたり、義務を一方的に負担したりするようなものになります。

覚書は、契約書を作る前においてそれぞれの当事者が了解した文書、現在ある契約書を変更・補足した文書です。

契約書の書き方とは?

ここでは、契約書の書き方についてご紹介します。

言葉は省かないで書く

判断が文脈からできるような言葉でも、省ないで書くようにしましょう。

日本語では特に主語を省くときが多くありますが、省かないで主語は必ず書きましょう。

また、代名詞の「その」「あの」「それ」「あれ」などを使用することは止めて、何回でも指す言葉をきちんと書きましょう。

なお、よく出る言葉は、「○○○○(「○○」と以下いう)」などというように書いて、略称を後の方では使用する方法がよく採用されています。

独自の用語は説明して第三者にもわかるようにする

契約書は第三者にも契約内容をわかりやすく書くということであるため、当事者同士しかわからないような独自の用語については、一般的な言葉でその言葉の定義を書いておくことが必要です。

また、特定の語句や名を文章の中において使用するときは「」で括ります。

解釈が曖昧になるような表現は止める

解釈が読み方によって曖昧になる表現は止めましょう。

例えば、「意見を立って述べようとした人を議長は制止した」という表現は、「立って意見を述べようとした人を、議長は制止した」あるは「議長は立って、意見を述べようとした人を制止した」のように解釈が2通りあります。

前者のときは「立った」のは「意見を述べようとした人」ですが、後者のときは「立った」のは「議長」です。

契約書の文章では、このようなことを防止するために多く読点が使用されます。

主語の明示、主文節と従文節の明示、語の列挙、接続詞・副詞の明示など、さまざまな目的で使用されるので、読点が一般の文章に比較して多くなります。

金銭や時間などで数量化ができることはできる限り具体的に書く

例えば、商品の代金を払う日について、「商品を納めた後すぐに払う」というように書くのはよくありません。

というのは、一般的に「すぐに」の言葉の意味が決定していないためです。

具体的に、「3日以内」などというように期日を書く必要があります。

覚書の書き方とは?

ここでは、覚書の書き方についてご紹介します。

どの契約についてかを特定する

結ぶ覚書は、どの契約についてのものかを特定します。

特定するのは、当事者、契約名、日付になります。

また、契約の変更について「契約の変更は両当事者の権限ある者が押印した書面による」などの条項があると、覚書に当該条項に基づいて変更することを書いておくのがいいでしょう。

変更内容ははっきりと書く

原契約の条項の中で、どのように何を変更するかを規定します。

原契約を結んだ後、覚書を一度結んでいるなど、今回結ぶ覚書の他にも覚書があるときは、整合性を当該覚書とチェックします。

原契約を変更するときは、原契約で定義した語を使用する方がいいときがあります。

このときは、覚書の最初に「原契約で定義した語は本覚書においても同様の意義を有するものとする」などと規定しておくと、定義語を同じように使用することができます。

一部の原契約を変更すれば、影響を別の内容にも与えるときがあります。

例えば、商品を納める時期を変更することによって、保証の期限や代金の支払い時期を変更する必要などがあります。

関連する条項も、必要によって変更することが大切です。

念書の書き方とは?

ここでは、念書の書き方についてご紹介します。

金銭をやり取りするときに作る念書は注意する

念書を金銭のやり取りのお金の貸し借りなどで作るときは注意しましょう。

というのは、お金が約束の対象のときは、念書を作る以外に収入印紙が必要なときがあるためです。

お金が5万円以上のときは、収入印紙を貼ることが印紙税法によって決まっています。

念書に収入印紙を貼らないと、法律に違反するようになります。

法的効力が念書にはない

法的な強制力や拘束力が、念書にはないため注意しましょう。

念書を作ったのみでは、権利や義務は生じません。

しかし、約束したという証になるため、プレッシャーを相手にかけることができます。

そのため、もし裁判になったときは証拠として念書が効力を法的に持つときもあるため、念書は作っておく方がいいでしょう。

 

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