退職するときに迷惑をかけない引き継ぎのポイントとは?


退職するときに迷惑をかけない引き継ぎのポイントとは?

退職した後に次の仕事に気持ち良く集中できるように、きちんと退職するときまでに引き継ぎが終わるように日程を組んでおきましょう。

後任者が自分の退職した後に困らないように、可能な限り文書などにして残すなどが大切です。

ここでは、退職するときに迷惑をかけない引き継ぎのポイントについてご紹介します。

引き継ぎは退職する3日前を目安に終わる

退職する前は、引き継ぎの仕事を普通の仕事と並行して行うなど、いつもよりも忙しくなります。

引き継ぎの仕事として行うべきことをリストアップして、退職する日から逆算して日程を立案しましょう。

余裕を日程には持たせましょう。

退職する3日前までに引き継ぎが終わるように日程を組んでおくと、もし予定外の仕事などが入っても、3日前であれば応対できるでしょう。

また、日程は立案したままでなく、遅れたときは修正するなど、十分に進捗状況をチェックしましょう。

必ず引き継ぎ内容は文書に残す

引き継ぎのときは、それまで関係してきた仕事の進め方や内容を、可能な限り詳しく伝えることが大切です。

後任者が決まれば可能な限り時間を使って詳細に打ち合わせて、一連の仕事を一緒に後任者と行います。

後任者と一緒に仕事をすれば、不明点がはっきりして、引き継ぎ漏れを防止することもできます。

引き継ぎしても、一回説明したのみではわからないときもあります。

そのため、引き継ぎする内容は可能な限り文書にして、パソコンに残しておくなどして、退職した後も後任者が容易に仕事ができるようにしておきましょう。

引き継ぐ方法や内容も、職種によって違っています。

例えば、営業職であれば、過去の契約内容や取引状況、交渉するときに注意すること、顧客情報などを伝えることが大切です。

技術職のSEなどのときは必要書類や仕様書を案件ごとにまとめ、すぐにプロジェクトの進み具合などがわかるようにします。

しっかりと社内外に挨拶する

仕事をしていれば、必ず他の人との関わりがあり、先々どこで関わるかわかりません。

営業職などのように取引先がある職種のときは、取引先にも伝えておきましょう。

退職する人が挨拶をしないでいきなり後任者が取引先を訪問すれば、会社の姿勢を疑われるなど、それまでに築いてきた信頼が無くなることがあります。

必ず取引先には後任者と一緒に退職の挨拶に行って、退職した後も取引を続けることを伝えましょう。

退職した後に本人だけがわかる内容についてのトラブルなどが発生することもあります。

そのため、上長や後任者には連絡が退職した後も取れるように、メールアドレスや電話番号を念のために伝えておきましょう。

退職するときの社内の引き継ぎの流れとは?

退職することを決心して引き継ぎするようになっても、具体的に引き継ぎはどのようなことをするといいか悩む人もいるのではないでしょうか。

退職するときの引き継ぎをスムーズに行うことは会社や後任者に対する負担が少なくなるのみでなく、自分に対する負担も少なくなります。

そのため、ぜひ退職するときの引き継ぎの流れについて把握しておきましょう。

ここでは、退職するときの社内の引き継ぎの流れについてご紹介します。

引き継ぎの日程を作る

普通の仕事と並行して引き継ぎの仕事は行うため、きちんと日程を作ることが大切です。

最低でも退職する3日前には引き継ぎが終わるように日程を組みましょう。

また、日程を作るときには、優先順位をつけて「引き継ぎの中で最も何が大切か」を決めておくことも大切です。

気がついたことからとりあえずやっていけば、大切なことが後回しになって、引き継ぎが中途半端なものになることもあり得ます。

自分が仕事を行っていれば大切な箇所は十分にわかっているでしょうから、そこはしっかりと引き継ぎしましょう。

引き継ぎのマニュアルに書くことを決める

引き継ぎのマニュアルは、仕事の内容などを電子ファイルやノートなどにまとめたものです。

マニュアルに必ず書く内容としては、仕事の目的、社内における位置づけ、仕事の流れ、仕事の関係者、トラブルの対応方法、顧客の情報などが挙げられます。

当然ですが、仕事を実際に行う内容はしっかりと書いておく必要があります。

さらに、「このように自分は行っていた」というノウハウやポイントをプラスしておけば、「そのような方法もあるのだ」と後任者は新しく発見することができます。

このような内容にプラスして、必要な書類や資料を保管しているところや、取引している外部の業者の連絡先なども書いておけばより親切です。

引き継ぎのマニュアルを実際に作る

電子媒体でも紙媒体でも、引き継ぎのマニュアルはどちらで作っても問題ありません。

紙媒体のときは1冊のノートにまとめると仕事を進めるときに手元に置いておくことができ、共有フォルダに保存しておくと引き継ぎのマニュアルを何人もが閲覧して同時に情報を共有することができます。

いずれもメリットがそれぞれあるため、自分の好みや会社の意向、どちらを後任者が希望しているかなどで決定するといいでしょう。

引き継ぎのマニュアルを作るときには、どの程度詳しく書くかに注意しましょう。

仕事に慣れているときは「わかっている人」の立場でマニュアルを作ってしまうので、知識が全くない人が見ればわからない箇所が必ず出てきます。

そのため、引き継ぎのマニュアルを新入社員や関係が全くない部署の人が見たときに内容がわかるということを確認しながら作るようにしましょう。

また、引き継ぎの情報が不足するのは問題ですが、情報が多過ぎて困ることはありません。

そのため、引き継ぎのマニュアルを作るときは、「ここまで書くとしつこいだろう」というほど詳しく丁寧に書くのがおすすめです。

コミュニケーションを後任者としっかり図る

引き継ぎのマニュアルを作るのみでなく、コミュニケーションを後任者としっかり図ることが大切です。

後任者と1週間くらいは一緒に仕事をする方がいいといわれていますが、このときに引き継ぐ仕事を実際に行ってもらって、もしわからない箇所があると詳しく教えるようにするのがおすすめです。

後任者は聞きにくいところもあるでしょうから、退職する人から「いつでもわからない箇所があれば聞いて欲しい」と丁寧に応対することが大切です。

後任者が問い合わせをしないで引き継ぎのマニュアルを何回も見直すような箇所があったり、わかりにくそうにしているような箇所があったりすれば、プラスするなどして退職の引き継ぎがよりスムーズにできるようにしましょう。

 

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