「ご担当者様」の意味と使い方とは? ビジネスメールでの使い方などを解説


「ご担当者様」の意味とは?

「ご担当者様」というのは、企業などに手紙やメールを書くときに、相手の担当者の名前がはっきりしないときに使います。

そのため、個人の名前の代わりに使える呼称であると考えておきましょう。

また、何人担当者がいるかはっきりしないときなども、「ご担当者様」が使えます。

「ご」を「担当者様」に付ければ、より丁寧な表現になります。

世の中においては、できる限り丁寧な表現を使って相手に失礼にならないようにするのが慣例です。

「ご担当者様」は、一般的に広く使われています。

「ご担当者様」は、「ご」という丁寧な相手を尊敬する言葉と、「様」という相手を尊敬する言葉が付いているため、敬語として使えます。

2つの尊敬する言葉が付いているため、二重敬語に「ご担当者様」がなると思っている方もいるようです。

しかし、実際には、「様」には「ご」という接頭語を冠した名詞に関して丁寧にいうときに使うという使途があります。

そのため、この使途に「ご担当者様」は合っているので、日本語としては正しい使い方になります。

では、二重敬語とはどのようなものでしょうか?

二重敬語というのは、重複して種類が同じ敬語を使うことです。

二重敬語そのものは間違いとは必ずしもいえませんが、自分に対して相手が過剰に丁寧に接すると「失礼である」とかえって感じるようになります。

そのため、二重敬語はできる限り使わない方がいいといわれています。

敬語の考え方としては、慣習的に実際に使われているものは正しいとするというものがあります。

ビジネスシーンでは「ご担当者様」も広く使われており、マナーとしても失礼にならないといわれているので使っても問題ありません。

「ご担当者様」の使い方とは?

ここでは、「ご担当者様」の使い方についてご紹介します。

訪問したときに「ご担当者様」を呼ぶときに使う

「ご担当者様」を使うのは、訪問したときに「ご担当者様」を呼ぶときに使います。

例えば、営業マンの方は、直接取引先の会社を訪れて営業するときがあります。

このようなときは、よく「ご担当者様」を呼ぶことがあります。

電話を掛けたときに「ご担当者様」を呼ぶときに使う

「ご担当者様」を使うのは、電話を掛けたときに「ご担当者様」を呼ぶときに使います。

ビジネスシーンでは、電話を取引先の会社に掛けるときがよくあります。

例えば、打ち合わせを取引先の会社と行うときに、電話を「ご担当者様」に掛けるときがあります。

このようなときに、「ご担当者様」を呼ぶときに使います。

書類やメールを送るときの宛先に「ご担当者様」を書くときに使う

「ご担当者様」を使うのは、書類やメールを送るときの宛先に「ご担当者様」を書くときに使います。

ビジネスシーンでは、書類やメールを取引先の会社に送るときがあります。

書類を送ったり、メールで問合せしたりするなど、いろいろなやり取りがあります。

このようなときに、書類やメールを「ご担当者様」宛に送るときに使います。

「ご担当者様」のビジネスメールでの使い方とは?

ビジネスでメールを担当者に送るときは、担当者の名前がすでにわかっていることがあります。

しかし、初めてメールを送るときは、担当者の名前がわからないことがあります。

このようなときは、「ご担当者様」を担当者の名前の代わりに使いましょう。

ビジネスでメールを送るときは、部署が同じでもメールアドレスをいくつか持っており、メールアドレスを仕事の内容によって使い分けるときがよくあります。

部署の中で全員の社員がメールの内容を共有しているときは部署の全員の社員が同じメールアドレスを使って、やり取りをマンツーマンでするときは個人名のメールアドレスを使うときがあります。

共通のメールアドレスを使うときは、複数のパソコンで複数の人が同じメールを受信しているので、担当者に確実にメールをチェックしてもらうためには用件がメールの件名ですぐにわかることが大切です。

ここでは、「ご担当者様」のビジネスメールでの使い方についてご紹介します。

メールアドレスは、企業の代表のものを公開しているときと、担当部署ごとに公開しているときがありますが、担当部署のメールアドレスがわかるときは、それを使いましょう。

メールの件名としては、「注文していただいた製品のお見積りについて」などというようにメールの内容がわかるようにします。

メールの本文の最初に、例えば、「日本株式会社 営業課 ご担当者様」と書きます。

メールアドレスは、部署の共通のものでやり取りするときもあります。

しかし、「こちらのメールアドレスに次回からご連絡ください」と書いて、個人用のメールアドレスに連絡先を変えるようにいわれるときもあります。

このときは、連絡先を新しいメールアドレスに変えて、例えば、「日本株式会社 営業課 鈴木様」というようにメールを送るときに担当者の名前を書くようにしましょう。

「ご担当者様」の正しい使い方と間違った使い方とは?

ここでは、「ご担当者様」の正しい使い方と間違った使い方についてご紹介します。

同時に部署名も書く

「様」は、個人の名前に付ける敬称です。

一方、「御中」は部署名や会社名に付ける敬称です。

「御中」や「様」は、1回だけ宛名の終わりに使います。

例えば、同じ宛先に「営業課御中 受注ご担当者様」のように併記しないように注意しましょう。

部署名や社名が宛先の終わりにあれば「御中」であり、個人の名前が宛名の終わりにあれば「様」であると把握しておくと問題ありません。

「様」と「行」、「宛」を使い分ける

「行」や「宛」という言葉は、返信用封筒を前もって同封するときなど「自分に何かを送るとき」に使います。

そのため、相手に対して使うということではありません。

相手に「行」「宛」を使うと非常に失礼になるため、間違えないように注意しましょう。

複数の担当者がいる

「ご担当者様」を使うときは、「ご担当者様」と書くのは送る相手が1人のみであることに注意しましょう。

複数の人がいるときは、「各位」を使ったり、その部署宛てに送ったりしましょう。

「各位」は、2人以上送る相手がいるときに使います。

また、「様」と同じような敬称の意味が「各位」にはすでに含まれているため、「様」と一緒に使わないようにしましょう。

「各位」は、立場が上の方や目上の方に使っても失礼にはなりません。

よく「各位」を使うときにトラブルになるのは、「お得意様各位」や「お客様各位」という表現です。

「各位」と「様」を一緒に使うと、2重の敬称になるため間違いになります。

 

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