「カバーレター」の意味とは?書き方や本文構成などを解説


カバーレターの意味とは?

カバーレターというのは、外国で仕事を見つける時に、雇用スタイルに関係なく、履歴書に添付して提出する書類です。

日本における添え状と、履歴書に添付して提出するということでは同じですが、添え状の内容よりもカバーレターは意味が深く、採用するかどうかがカバーレターによって決まるともいえるでしょう。

履歴書を見てもらう前に、カバーレターは見てもらうものです。

自分がその就職先にいかに適しており、会社に貢献できるかを自己PRします。

カバーレターは、自分の性格、経歴や学歴、いかにその役職や仕事に適しているかを伝えるものです。

履歴書の役目は、この証拠になる書類というようなものです。

しかし、カバーレターを日本における添え状と同じような感じで書くと、採用されない可能性が大きいため注意しましょう。

カバーレターの書き方とは?

カバーレターを初めて書く人にとっては、ハードルが非常に高いと感じるでしょう。

しかし、書き方さえマスターすると、日本における自己PR文と同じようなものです。

ここでは、カバーレターの書き方についてご紹介します。

カバーレターの書類のサイズは、A4がいいでしょう。

理想的には、1枚の用紙に収まるくらいにすることです。

カバーレターは、添え状の意味もあるため、相手と自分の名前や連絡先がわかるように初めに書きます。

宛名と日付を書けば、次に本文を書きます。

本文は、3段落〜4段落でまとめましょう。

終わりに、英語の筆記体でサインして、再度自分の連絡先を書きます。

カバーレターの内容としては、希望する職種、志望動機、自分の職歴や学歴からの強み、いかにその職種や会社に適しているかのPR、カバーレターを読んでくれたたお礼、面接の依頼を書きます。

このような内容を簡潔に書くことが大切です。

まず、履歴書を見てもらうために第一印象を良くすることが目的です。

カバーレターは印象に残るようなものにしましょう。

カバーレターの本文の構成とは?

カバーレターは、三段構成の本文で作ることが理想であるとされています。

ここでは、カバーレターの本文に書く内容についてご紹介します。

希望する職種を明示する

本文では、希望する職種を明示し、簡潔に求人情報をどのようにして知ったかを書きます。

また、現在の状態と、どうして応募したかを書きます。

志望動機・自己PR

自分の経歴やスキル、自分がその職種に対していかに貢献できるかを書きます。

1段落は数行くらいにして、4段落以内で多くてもまとめましょう。

英文の履歴書に書いた経験やスキルと、求める人物像や求人情報の仕事内容などが繋がるようにしましょう。

謙遜が日本においては美徳といわれる時もありますが、自分を採用するメリットを「My ability to … would be a valuable asset to your company. 」(御社の資産に私の~のスキルがなるでしょう)などとはっきりと書くことが大切です。

また、読む人が履歴書をしっかりと読んでくるように、次のような表現にしましょう。

  • 「As you can see from my enclosed resume」(同封している履歴書でご覧いただけるように)
  • 「As noted in my enclosed resume」(同封している履歴書にあるとおり)

読んでくれたことに対する感謝の気持ちと面接のお願い

カバーレターを読んでくれたことに対する感謝の気持ちと面接のお願いを、最後の段落で書きます。

カバーレターを書く時に注意することとは?

ここでは、カバーレターを書く時に注意することについてご紹介します。

英文の履歴書の内容と同じか

カバーレターは、基本的に英文の履歴書を読んでもらうためのものです。

そのため、内容が英文の履歴書と違っていたり、全く内容が同じであったりすれば、もともとの目的が達成できません。

自分のセールスポイントがアピールできるように、カバーレターは書きましょう。

自己 PR と応募職種が矛盾していないか

しっかりと自己 PR と応募職種が矛盾していないかもチェックしましょう。

例えば、自己 PR はプログラミングスキルであるにも関わらず、営業が応募職種であれば、担当者も不思議がるでしょう。

しかし、抽象的などこにでも使えるような自己PRは止めましょう。

使い回しのような自己 PRでは、担当者は読んでくれなく、英文の履歴書のもともとの目的が達成できません。

文法やスペルが間違っていないか

文法ミスやスペルミスは絶対に駄目です。

文法やスペルに間違いがあると、「意欲があまり高くない」「見直しをしないで提出した」などと見られることがあります。

声に出して一度読んでみるなどしてみましょう。

対策が誰でもできるようなことで、マイナスの評価にならないようにすることが必要です。

メールでカバーレターを送る時に確認する項目とは?

海外企業に転職する時は、応募関係のカバーレターや英文の履歴書などの書類をメールで送る時が多くあります。

カバーレターや英文の履歴書をメールで送る時に少し工夫することによって、採用担当者とよりスムーズにやり取りができるようになって、いいイメージを与えることができます。

自分の名前と応募する求人をメールの件名にする

メールを採用担当者が容易に認識できるようにするために、自分の名前と応募する求人をメールの件名にしましょう。

例えば、メールの件名としては、「Nihon Taro, Sales Manager Position」などとしましょう。

添付ファイルとしてカバーレターを送る時に注意すること

添付ファイルとしてカバーレターを送る時は、次のようなことに注意しましょう。

PDFにする

カバーレターは PDF にして、文字化けなどが起きないようにしましょう。

ファイル名は自分の名前にする

別の応募者と区別できるように、ファイル名は自分の名前にしましょう。

メール本文にカバーレターを書いて送る時に注意すること

メール本文にカバーレターを書いて送る時は、次のようなことに注意しましょう

単純な本文にする

メール本文の色を変更したり、特殊文字などを使ったりしないようにしましょう。

場合によっては、色付きの本文が上手く表示されないことがあります。

読みやすくするために色を変更したりしても、かえって読みにくくなることもあります。

自分宛に一度送ってみる

実際に相手に送る前に、自分宛に一度メールを送ってみましょう。

きちんとメールが表示できたり、添付ファイルがダウンロードできたりするかを確認した後で、相手に送ります。

なお、そのまま自分宛のメールを転送しないで、必ず新しいメールとして送りましょう。





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