覚えておきたい「ビジネス文章」のマナー

覚えておきたい「ビジネス文章」のマナー

パソコンを扱う仕事になると今や欠かすことが出来ない、必須のツールでもあるメール。

ましてやビジネス文章となるとどう作成していいのかさっぱりと色々調べてはなかなかメールを送れず仕事が溜まっていっちゃうなんて働き女子も安心のココをおさえるだけでOK!なメール作成のポイントを紹介♪

1、 何を伝える為のメールなのかを箇条書きにしよう!

お仕事のメールで陥りやすいのが、ちゃんとした文章で送らなければ!と気負い過ぎてしまうために起きる、結局何が言いたいかイマイチわからないメールになっている事です。

それを避けるためには、パソコンのメモ帳でも自分のノートにでも良いので、何を伝えるためのメールなのかをしっかり記載しておきましょう。

そうすると頭の中でも整理しながらメールが打てますし、

うっかり気負い過ぎてしまった時も、冷静に内容を見返す事ができるのでオススメです♪

2、ビジネスメールは3Stepが基本!

一昔前までは、拝啓 貴社ますますの~という文章を見ることもありましたが、今ではほとんど無いので安心して下さい♪

今では

  1. 誰あてなのか&最初のご挨拶
  2. メールの内容
  3. 最後の挨拶

というざっくりとした3つのStepを基本に覚えれば

ビジネスメールは覚えたも同然です!

①誰あてなのか&最初のご挨拶

誰あてかといわれると、だいたいをつければOKでしょ?

と思いますが、それは間違い。

<誰あてなのか>

会社宛にメールを出すときは

(企業名) 御中

会社の誰あてか決まっているときは

(企業名) 相手名字 様

社内の人に送るときは

相手名字 役職名(課長、部長など) / 相手名字 さん(役職が無い方はさん付け)

<最初の挨拶>

社外のメールを出すときは

お世話になっております ○○(自分名字)です

と記載するのがベターです。

久しぶりに連絡を取る際などは

ご無沙汰しております ○○です

打ち合わせなどで実際に会った後であるなら

先日(先程)はありがとうございました ○○です

など記載すると丁寧です♪

社内のメールは基本的に

お疲れ様です ○○です

と記載すれば問題ありません。あくまで社内なのでギチギチに挨拶する必要はありませんね。

!注意!

よく誤解されますがご苦労様ですは目上の人が使う言葉なので、ビジネスメールで用いるのは控えましょう!

③最後の挨拶

社外あてでも社内あてでも、最後はよろしくお願いいたします。

と締められる事が多いです。

確認や返答がほしい場合などは

お忙しいところ恐縮ではございますが、ご確認(ご返答)のほどよろしくお願い致します。

など記載すると丁寧ですね。

特に宛名の部分は間違えると指摘されやすい部分なので、うっかり恥をかかないように

しっかり使い分けたいですね♪

4、署名はしっかり登録しておくこと!

メールの署名と言うのは、最後に差出人が記載されている欄の事を指します。

こういうのを見たことがありませんか?

── 株式会社○○○○○○  ───────────────

   名字 名前 / MYOUJI NAMAE

   〒000-0000 東京都XXXX XXビル XF

   TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000

   Email: xxxxx@aaaaaa.com

─────────────────────────────

企業に勤めている方には身近なものかもしれませんが

今やビジネスメールには必須のもの。常に相手に電話番号などの連絡先を明記する事はマナーの一つでもありますし、署名がないメールではスパムメール認識されてしまう場合もありますので、登録していない方は登録しましょう♪

5、出来たメールは必ず一度読むこと!

メールが出来たら相手を待たせてはいけないのですぐに送信は絶対にNG

いざ出来たメールを読んでみると、なんだか言い回しが回りくどかったり、打ち間違い、変換間違いをしていたりする場合もあります。

なので、

最初に記載した、箇条書きの内容はしっかり伝えられているか

相手に失礼のない文章になっていないか

などに注意をしてメールを送信しましょう。

6,まとめ

色々と記載しましたが、ビジネスメールは何よりも相手がわかりやすく、そして気持ちよく読める文章か。というところさえ注意すればほぼOKです!

御中などの少しややこしい日本語ならではのルールはありますが

覚えてしまえばなんてことはありません。

昔ほどギチギチと凝り固まった文章を求められることは少なくなっているので、あまり気負い過ぎずに作成してみてくださいね♡

 

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