「アーカイブ」の意味や使い方 ビジネスシーンで使われる「アーカイブ」とは?


「アーカイブ」の意味とは?

「アーカイブ」の意味は、大切なデータを他のところに保管し、将来に伝えるということです。

普段の生活においては、スマホやパソコンを使用しているときによく「アーカイブ」を目にします。

毎日の活動では、写真やメールなどのデータはどんどんたまってきます。

当然ですが、必要ないものは整理したり削除したりするでしょう。

しかし、このデータの中には絶対に残しておきたいものも多くあります。

そのままにこのようなデータをしておけば、普段の動作において間違って削除することもあるでしょう。

このようなトラブルを防止するには、他のところに保存する必要があります。

このように、データを保存することを「アーカイブする」といいます。

Androidを利用している人であれば、多くの人がgmailを利用しているでしょうが、便利な「アーカイブ」機能がgmailにはついています。

「アーカイブ」したいメールを受信リストから左右いずれかにスワイプするのみで、専用のアーカイブのエリアに移すことができます。

メールを「アーカイブ」したいときはリストから一旦削除されますが、再度見たいときは「すべてのメール」から見つけることができます。

上手く「アーカイブ」を利用して、賢くメールを整理しましょう。

IT・コンピューターのジャンルで使われる「アーカイブ」とは?

「アーカイブ」をIT・コンピューターのジャンルで使うときは、「ファイル圧縮」「データ保全」の意味になります。

例えば、「アーカイブ」は、全ての古いメールを管理・保存することをいうだけでなく、メールではないものでも長期間データファイルを保存することもいいます。

ここでは、IT・コンピューターのジャンルで使用される「アーカイブ」についてご紹介します。

ファイル圧縮

コンピューターのジャンルにおいては、いくつかのファイルをまとめて一つに圧縮したものをいいます。

現在ではあまりトラブルになっていませんが、例えば、メールで文書ファイルのままで送ると、データ容量やセキュリティの点から非常に不便でした。

このときは、ファイルのデータを可能な限り小さくしてから文書ファイルを送るので、「圧縮ファイル」が必要なときがありますが、「アーカイブ」はこの作業のことをいいます。

また、「アーカイブ」によってできる圧縮ファイルそのものも「アーカイブ」というときがあります。

アーカイブファイル

ソフトウェアをインターネットで配ったり、特定のフォルサ(ディレクトリ)をバックアップしたりするときに、いくつかのファイルのデータを一つにまとめると利便性がよくなります。

このいくつかのファイルのデータを一つにしたファイルを「アーカイブファイル」といいます。

バックアップとの違い

「アーカイブ」と同じような言葉としては「バックアップ」があります。

「バックアップ」は、データ復旧やデータ再利用のためにデータを保存することです。

データを保全するということでは、「アーカイブ」も「バックアップ」も似ていますが、「バックアップ」は一時的に全てのアプリケーションやOSなどのデータを保存するときに使用するものです。

「アーカイブ」は、長期間全てのメールのデータを保存するときに使用し、アプリケーションやOSは保存しません。

非営利法人インターネットアーカイブ

非営利法人インターネットアーカイブは、ウエブ情報を将来に渡って人々が使えるように図書館をインターネット上に作ることを目標にしています。

有名なものとしては、URLを検索することによって古いウェブページが見られる「Wayback Machine」があります。

ビジネスシーンで使われる「アーカイブ」とは?

会社や行政機関では、個人情報データや取引データ、その他いろいろな大切な資料が保存されていきます。

そのため、「アーカイブ」は必要なものです。

事務職の人が毎日行う半分の業務は、ビジネス資料を「アーカイブする」とも言えるでしょう。

「アーカイブする」という言葉そのものを使用しなくても、「アーカイブ」に該当する業務を多くの人が行っています。

「アーカイブ」の方法としては、一般的に次のようなものがあります。

  • 日付の順番に並べる
  • 重要度によって分類する
  • カテゴリによって整理する
  • ファイリングして参照しやすくする

つまり、意味合いとしては整理術のような感じでしょう。

会社で作る資料の中で、外部秘匿資料・大切な情報はアーカイブすることがほとんど当然のようになっています。

同じような意味合いで「バックアップ」が使われるときもあり、「バックアップ」は単純に保存するのみですが、「アーカイブ」は管理・保存することをいいます。

例えば、資料を整理するときに、保存する資料も保存しない資料も日付順に同じファイルに綴じるのは「バックアップ」に該当するでしょうが、「アーカイブ」には該当しないでしょう。

メールアーカイブとは?

メールアーカイブというのは、基本的なGmailの一つの機能で、受診トレイを整理するときにメールそのものは削除しないものです。

Gmailでは、ユーザーが迷惑メールとして報告したり、フォルダを作ってメールを振り分けたりするなどをしなければ、どんどんメールが受信トレイに溜まります。

「メイン」「プロモーション」「ソーシャル」というような分類が受診トレイにはありますが、大切なメールと大切でないメールを分けたり、差出人で振り分けたりするためには、ユーザーが要求に応じて設定を変える必要があります。

受診トレイを最も簡単に整理する方法は、読んだメールは全部削除することです。

しかし、大切な内容が含まれているメールも受信メールの中にはあるため、削除できないときもあります。

メールアーカイブ機能は、このようなときに受信トレイの一覧に既読メールを表示させないようにするものです。

メールアーカイブ機能のメリットとは?

メールが無尽蔵に溜まる受信トレイが整理できることが、メールアーカイブ機能のメリットです。

ビジネスシーンでGmailを使用していたり、メールマガジンをいろいろ読んだりしているような人は、受診トレイに「再度今後読むかわからないが、その情報が再度必要になるかもしれない」というメールが溜まる傾向があります。

今後再度読まないメールは、すぐに削除するといいでしょう。

しかし、万一必要なときにないと困るようなメールは案外と多くあり、受信トレイにあれば邪魔になると思いますが、削除するのも不安になるでしょう。

メールアーカイブ機能は、このようなときに非常に役に立ちます。

受診トレイから該当するメールは非表示になりますが、必要になれば「すべてのメール」からいつでも見ることができ、検索しても表示することができます。

受診トレイには明らかに大切なメールを残しておいて、「アーカイブ」に低めの重要度のメールは移して、必要ないメールはすぐに削除するというような使い方がおすすめです。

 

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