会議には欠かせない「アジェンダ」とは?意味や使い方、作り方を徹底解明


会議で使われることの多い「アジェンダ」という言葉の正確な意味をご存知でしょうか? 急に「アジェンダ出来てないの?」と言われたとき、意味を知らなくて困ってしまったらいやですよね。今回は、「アジェンダ」とはどういう意味なのかに加えて、「アジェンダ」がなぜ会議に必要なのかを解説します。

「アジェンダ」の意味とは?

ではまず、アジェンダの意味から見ていきましょう。漠然とした意味ではなく、しっかり意味を理解することで、質の高いアジェンダが作成できるはずです。

アジェンダは英語!日本語では「議事日程」「予定表」を指す

「アジェンダ」は英語で「agenda」とつづります。名詞であり、単純に直訳すれば、「議事日程」や「予定表」、「行動計画」や「スケジュール」となります。

スケジュール帳や備忘録と訳されることもあります。「検討すべき課題」という使い方をされることもあるので、文脈でどちらかを判別する必要があります。

社会人なら知っておくべし!「アジェンダ」の使い方

それでは、ここからは実際に「アジェンダ」という言葉の実用的な使い方を見ていきます。例文と一緒に解説するので、しっかり読み解いてみてください。

会議におけるアジェンダは「会議の内容をまとめた資料」

では、会議における「アジェンダ」とはどのような意味を持つのでしょうか。予定表や行動計画という意味を持つアジェンダを、ビジネス用語に当てはめてみます。

「今日中に、来週の会議のアジェンダをまとめて参加者に配布しておいて」と指示されたとします。「アジェンダ」という言葉が会議の前に使われるときは、「会議の内容をまとめたもの」ととらえておくといいでしょう。

会議の内容とは、会議で討論される内容だけではありません。会議の開催時間、参加者などもアジェンダに含まれます。アジェンダの作り方としては、これらの情報を会議の主催者にヒアリングし、PDFなどにまとめて配布するのが一般的です。事前に会議の内容を周知しておくことにより、会議当日の進行がスムーズに行きます。

会議中に「今日のアジェンダは」と使われる場合は、指標ではなく議題を指していますので注意が必要です。

「アジェンダ」と「レジュメ」の違いは?

会議で使う資料に、レジュメというものがありますよね。レジュメも会議に際して配られる資料です。では、アジェンダとレジュメ、いったいどう違うのでしょうか。

「アジェンダ」と「レジュメ」には明確な違いがある!

アジェンダが行動計画、つまり会議の予定表であるのに対して、レジュメはラテン語resūmere (re-再び+sūmere取る=再び取り上げる)が英語となったもので、「再びくり返す」という意味を持っています。つまり、もうすでに決まっているものを再度繰り返す、要約のことなのです。

レジュメとしてまとめられている資料というのは、講義やゼミで発表者が参加者に配布する、これから行う発表内容を記したものです。予定表たるアジェンダと発表内容の要約たるレジュメが同時に配られる可能性もあるわけです。

どちらも会議の前に配られるので、混同しやすくなっています。しっかり違いを理解して言葉を使いましょう。

まとめ

意外と知らない「アジェンダ」の意味を解説してきました。アジェンダはビジネスシーンでは非常によく使われる言葉です。仕事を効率的に行い、会議の短縮化を叫ばれている昨今、事前に「アジェンダ」を配布しておくことはマストになっていくでしょう。

会議の効率化のために、必要な準備をしてからその場に臨むことは時間短縮以外にも、よりよいアイデアの出る可能性も増幅させます。「アジェンダ」を正しく作成し、効率のよい会議をしましょう。

 

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